Appel à projets // Éditer une proposition d'une étape de dépôt

DANS CET ARTICLE

Dans le cadre de votre appel à projets, vous serez amené à effectuer des actions sur les propositions directement depuis l'administration.

Faire des actions en masse

Il est possible de faire passer plusieurs propositions à l’étape suivante et de changer leurs statuts en masse. 

Par exemple, dans votre appel à projets, les propositions seront d'abord déplacées dans l'étape d'analyse avec le statut "En cours d'analyse" (si vous affichez les propositions dans l’étape d’analyse). Si elles sont éligibles au vote, leur statut sera changé par "Soumis au vote" et elles seront ajoutées à l'étape de vote (si votre appel à projets contient une étape de vote). Si elles remportent le vote, elles seront sélectionnées dans l'étape " Résultats" dans laquelle les phases de réalisation seront ajoutées.

Les statuts sont des bandeaux de couleurs affichés sur les vignettes des propositions. Ils sont également indiqués sur les pages des propositions. Ils permettent de connaître en un coup d'œil l’état d’une proposition. 

Pour faire cela, il vous faut aller dans la configuration du projet participatif ( Projets participatifs > Tous les projets > Nom de votre projet). Vous verrez un bandeau vous permettant d’avoir accès à la nouvelle page de configuration des projets. 

En cliquant dessus, vous accédez donc à la nouvelle page de configuration contenant différents onglets, notamment celui des contributions qui regroupe les propositions déposées dans votre projet. En allant dans cet onglet vous pouvez voir les propositions, les filtrer par catégorie/par zone et les trier. 

En sélectionnant les propositions, vous pouvez faire une action de déplacement et d’ajout de statuts. Vous pouvez ainsi sélectionner plusieurs propositions pour faire des actions en masse.

Vous pouvez ainsi sélectionner (cocher) toutes les propositions que vous souhaitez analyser, cliquer sur “ Déplacer” et choisir l’étape d’analyse (dans le cas où vous souhaiteriez afficher les propositions dans l’étape d’analyse). En cliquant hors de la fenêtre de déplacement, le déplacement sera pris en compte immédiatement et visible sur la plateforme.

Les abonnés aux propositions déplacées recevront une notification le lendemain à 9h dans le mail de résumé des activités des propositions suivies.

Après avoir déplacé les propositions dans l’étape d’analyse, vous pouvez également leur appliquer un statut en quelques clics. Si vous avez défini un statut par défaut dans votre étape d’analyse, alors il n’est pas nécessaire de suivre la procédure suivante.

Dé-sélectionnez les propositions puis cliquez sur Étape et choisissez votre étape d’analyse.

Vous verrez ainsi toutes les propositions que vous venez de déplacer dans l’étape d’analyse. Pour appliquer un statut (En cours d’analyse par exemple), sélectionnez à nouveau toutes vos propositions puis cliquez sur Statut et choisissez le statut à appliquer.

Les statuts proposés sont ceux que vous avez créés dans votre étape de dépôt et dans vos étapes de sélection ( Projets participatifs > Tous les projets). 

Vous pourrez ensuite faire cette démarche pour déplacer les propositions de l’étape d’analyse à l’étape de vote (si vous n’utilisez pas notre outil d’analyse et si votre appel à projets contient une étape de vote) puis de l’étape de vote à l’étape de résultats, et leur appliquer des statuts. 

A chaque modification du statut d'une proposition, une notification est envoyée par email à l'auteur de la proposition au moment du changement de statut. Les abonnés reçoivent la notification le lendemain de la modification, le matin à 9h.

Dans d’autres cas, vous pouvez avoir besoin de faire des actions sur une seule proposition. Vous pouvez alors accéder à la page de la proposition dans le back office. 

Accéder à la page d'édition d'une proposition

Le menu de l'administration Contributions > Propositions (dépôt) vous permet d'accéder à la liste de l'ensemble des propositions déposées dans les étapes de dépôt de votre plateforme.

Afin de modifier une proposition, cliquez sur son titre. Vous accédez alors à sa page d'édition.

Si la liste comporte plusieurs pages de propositions et que vous souhaitez en trouver une en particulier, utilisez les filtres en haut à droite.

Modifier le contenu d'une proposition

L'onglet Contenu vous permet de modifier les champs remplis par l'utilisateur lors du dépôt de la proposition. Vous y trouverez donc l'ensemble des champs définis dans le formulaire de l'étape de dépôt dans laquelle la proposition a été déposée.

Le contenu d'une proposition ne doit pas être modifié sans l'accord de son auteur. Il est également déconseillé de modifier le contenu après l’ouverture de l’étape de vote.

Si la modification doit être faite par le porteur de projet alors qu’il n’en a plus la possibilité (étape de dépôt fermée), vous pouvez lui envoyer une demande de révision. Pour lire l’article dédié à cette fonctionnalité, cliquez ici

Gérer l'avancement d'une proposition

Cette procédure est à suivre si vous n’utilisez pas notre nouvel outil d’analyse et si les actions en masse ne correspondent pas à votre besoin.

Étapes de sélection et statuts d'une proposition

L'onglet avancement d’une proposition ( Contributions > Propositions (dépôt) permet de sélectionner une proposition dans les étapes de sélection afin de la faire "avancer" dans le processus. Pour chacune des étapes, un statut peut être sélectionné.

Par exemple, dans votre appel à projets, les propositions seront d'abord déplacées dans l'étape d'analyse avec le statut "En cours d'analyse" (si vous affichez les propositions dans l’étape d’analyse). Si elles sont éligibles au vote, leur statut sera changé par "Soumis au vote" et elles seront ajoutées à l'étape de vote (si votre appel à projets contient une étape de vote). Si elles remportent le vote, elles seront sélectionnées dans l'étape "Résultats" dans laquelle les phases de réalisation seront ajoutées. 

Les statuts sont des bandeaux de couleurs affichés sur les vignettes des propositions. Ils permettent de connaître en un coup d’œil l'état d'une proposition. La liste des statuts de chaque étape se configure lors de la création de l'étape de dépôt et des étapes de sélection (étapes d'analyse, de vote et de résultats). 

Pour ajouter une proposition à une étape de sélection et lui attribuer un statut, cliquez simplement sur le bouton Publier correspondant à cette étape, puis sélectionnez un statut dans la liste déroulante.

A chaque modification du statut d'une proposition, une notification est envoyée par email à l'auteur de la proposition et à tous les utilisateurs abonnés afin de les informer du changement. La notification est envoyée à l’auteur de la proposition dès que la modification est effectuée, et aux abonnés le lendemain de la modification, le matin à 9h. 

Phases de réalisation d'une proposition

Si les phases de réalisation sont activées dans la dernière étape de sélection de votre projet participatif, vous disposerez d'un bouton Ajouter dans le champ Liste des phases de réalisation. Vous pouvez alors indiquer les différentes phases menant à la réalisation du projet.

Les phases de réalisations apparaissent dans l'état d'avancement des propositions, sur la page de la proposition sur l’interface utilisateur.

De même, dans votre étape de projets lauréats (étape de sélection), la vue "Liste" permet aux utilisateurs de voir en un coup d'oeil où en sont les étapes de réalisation de chaque projet : 

Ajouter une actualité à une proposition

Le bouton Ajouter de l'onglet Actualité vous redirige vers le menu Contenus > Articles afin de créer un article. En effet, les articles qui apparaissent dans l'onglet Actualité se présentent sous la même forme que les articles classiques de la plateforme (page /blog) : un onglet Actualités, présent sur chaque proposition, permet de voir la liste des actualités sous forme d'aperçus. Grâce à ces articles, vous pouvez communiquer sur le suivi de l'avancement des propositions retenues à à l’issue de l’étape d’analyse ou à l'issue de l'étape de vote. 

L'actualité se trouve également dans l'onglet Présentation de la proposition, au-dessus des commentaires.

Pour comprendre comment publier une actualité dans une proposition d'une étape de dépôt, découvrez l'article Publier une actualité.

Pour publier une réponse officielle à une proposition, voir l'article Publier une réponse officielle.

Voir les abonnés d'une proposition

Cet onglet permet de voir la liste des utilisateurs ayant cliqué sur le bouton Suivre la proposition afin d'être informés des évolutions de la proposition.

Vous pouvez activer le suivi des activités dans la configuration du projet participatif ( Projets participatifs > Tous les projets). Voir l’article Créer un projet participatif.

Lorsque cette fonctionnalité est activée, un bouton Suivre s’affiche alors dans les propositions et l’utilisateur peut choisir à quelle(s) notification(s) il souhaite s’abonner.

Lorsqu’il y a des activités sur une proposition (votes, changement de statut, publication d’une réponse officielle ou d’une actualité), les abonnés reçoivent une notification par mail le lendemain matin à 9h (un mail récapitulant les nouveautés de toutes les propositions suivies). 

Voir l'article Suivre une proposition

Évaluer une proposition

(Voir l’article Utiliser l’outil d’analyse si vous souhaitez utiliser notre nouvel outil d’analyse).  

Estimer le coût d'une proposition

Afin que le vote selon le budget fonctionne, vous devez au préalable estimer le coût de l'ensemble des propositions de votre étape de vote. Le chiffre que vous indiquez dans le champ Estimation du coût est visible de tous les visiteurs du site dans les vignettes des propositions et dans leur page de présentation.

L’estimation du coût s’ajoute dans le bas de l’onglet Contenu (sous les champs remplis par l’auteur de la proposition). 

Si vous utilisez notre outil d'analyse, le coût sera ajouté lors de l'analyse par le décideur. 

Vous pourrez modifier le coût à cet endroit après sa publication par le décideur. 

Afficher un coup de cœur

Le champ Coup(s) de cœur vous permet de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ayant une affinité particulière pour un projet. La mention est alors affichée dans la vignette des propositions et sur leur page de présentation, ce qui peut augmenter la popularité d'une proposition.

Le coup de coeur s’ajoute dans le bas de l’onglet Contenu (sous les champs remplis par l’auteur de la proposition). 

Analyse

Assigner un groupe

L’ancien outil d’analyse n’étant plus fonctionnel, la sélection d’un groupe ne peut plus être utilisée. 

Modérer une proposition

L'onglet État vous permet de voir l'état de la proposition. Il existe 7 états possibles :

  • publiée
  • à la corbeille
  • à la corbeille (contenu masqué)
  • expirée
  • brouillon
  • dépubliée
  • supprimée

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modérer une proposition en la déplaçant dans la corbeille. Pour cela, sélectionnez simplement corbeille ou corbeille (contenu masqué) puis indiquez le motif de modération.

Si vous choisissez Corbeille, lecontenu de la proposition reste accessible. Dans le cas d'une proposition à la corbeille avec le contenu masqué, seuls le nom de l'auteur et la date apparaissent. Le motif de modération est affiché au-dessus du statut.

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