Questions-Réponses // Créer un formulaire de questions

• Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt de questions ?
• Créer un formulaire
• Choisir les champs du formulaire
• Champ permanent
• Mode d’affichage
• Champs optionnels
• Champs personnalisés
• Accusé de réception
• Configurer les notifications
• Modifier les paramètres

Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt de questions ?

Créer un projet Questions/Réponses nécessite en premier lieu de créer un formulaire. Le formulaire correspond à la fenêtre qui se présente aux utilisateurs lorsqu'ils cliquent sur le bouton Déposer une question dans une étape de dépôt.

Si aucun champ n'y est ajouté, le formulaire contiendra automatiquement un champ titre que l’utilisateur devra remplir pour poser sa question.

Une fois le formulaire complété et validé, la question est déposée dans l'étape de dépôt correspondante avec toutes les informations saisies dans le formulaire :

Créer un formulaire

Ajouter ou éditer un formulaire

Dans l'administration, allez dans le menu  Projets participatifs > Formulaire (dépôt)

Cliquez sur le bouton Créer un formulaire en haut à gauche pour créer un nouveau formulaire.  

Pour modifier un formulaire déjà existant, cliquez sur son titre.

Pour dupliquer un formulaire, pointez le curseur sur la droite puis cliquez sur le bouton de duplication. Cela créera une copie de votre formulaire. Si un questionnaire d’analyse est lié à ce formulaire, une copie du questionnaire sera également créée (dans Projets participatifs > Questionnaire).

Nom du formulaire

Donnez un nom à votre formulaire, il vous permettra de le retrouver lors de la création d'une étape de dépôt. Il ne sera pas visible par les utilisateurs.

Une fois le nom de votre formulaire saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. La liste des formulaires s'affiche à nouveau. Cliquez sur le nom du formulaire nouvellement créé : vous entrez sur la page d'édition du formulaire.

Objet déposé

Sélectionnez " Question" pour créer un projet de type Questions/Réponses

Choisir les champs du formulaire

Texte d'introduction du formulaire

Le champ Introduction vous permet d'ajouter un texte d'introduction au formulaire de dépôt.

Ce texte se place en haut du formulaire. Il est donc visible par tous les utilisateurs ayant cliqué sur le bouton Déposer une question.

Champ permanent

Titre 

Le titre est un champ obligatoire qui ne peut pas être enlevé du formulaire. Un texte d'aide peut l'accompagner.

Lorsqu'un utilisateur saisit le titre de sa question, le champ Titre présente la particularité de lui montrer jusqu'à 5 autres questions qui contiennent également les mots saisis. Cela permet aux utilisateurs de savoir si la question qu’ils veulent poser a déjà été publiée par d’autres participants, et donc d’éviter les doublons.

Mode d’affichage

Vous pouvez paramétrer le mode d'affichage des questions déposées et vous pouvez choisir l'affichage par défaut. 

Les modes d'affichages disponibles sont :

• la vue Liste

• la vue Grille

• la vue Plan

Choisir les modes d'affichage

Pour choisir les modes d'affichage qui seront disponibles pour les utilisateurs, vous devez les activer dans la section Mode d'affichage dans votre formulaire de dépôt.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton pour activer ou désactiver un mode d'affichage. Si vous activez la vue carte, vous devrez renseigner la latitude et la longitude de votre commune et le niveau de zoom à appliquer sur la carte.Cela ajoutera un champ (obligatoire) Lieu ou adresse dans le formulaire, permettant aux utilisateurs de saisir l’adresse (ou la commune) concernée par leur question. L’adresse saisie sera reconnue et un point sera placé sur la carte.

Lorsque la vue Plan est activée, les utilisateurs peuvent déposer une question en cliquant directement sur la carte interactive. 

Si vous avez ajouté des zones géographiques avec du code GEOJson, les utilisateurs ne pourront pas déposer une question en cliquant sur la carte sur un endroit qui se trouve en dehors de vos zones :

Après avoir cliqué sur Déposer une question sur la carte, l'utilisateur peut compléter le formulaire de dépôt. Le champ Lieu ou adresse est alors déjà rempli avec l'adresse qui a été pointée par l'utilisateur sur la carte.  

Le déposant peut modifier l'adresse sur le formulaire en cliquant sur Modifier sur la carte :

Choisir le mode d'affichage par défaut dans les étapes

Vous pouvez choisir le mode d'affichage qui s'appliquera par défaut lorsque les utilisateurs se rendront sur votre projet Questions / Réponses. Ce choix se fait dans votre projet participatif ( Projets participatifs > Tous les projets). Allez à la section Étape, et entrez dans chaque étape (étapes de dépôt et de sélection). Dans la partie Mode d'affichage, vous retrouvez les vues que vous avez sélectionnées dans votre formulaire de dépôt. Vous pouvez choisir votre vue par défaut en cliquant sur le bouton.

Champs optionnels

Vous pouvez activer tous les champs de votre choix dans cette section.

Description de la question

La description de la question est un champ qui permet d'expliquer plus en profondeur le questionnement posé.

Il contient un éditeur de texte permettant aux utilisateurs de mettre en forme leur description.

Résumé de la question

Le résumé de la question est un champ facultatif. Il est limité à 140 caractères, ce que nous recommandons d'indiquer dans le texte d'aide du champ.

Il permet d'afficher un court résumé sur les aperçus des questions ainsi que dans la page de chaque question.

Si le champ résumé n’est pas activé ou n'est pas rempli lors du dépôt d'une question, la vignette de la question contiendra les premiers 140 caractères de sa description. Le signe [...] indiquera que la description continue au-delà des 140 caractères.

Illustration de la question

Le champ illustration de la question est facultatif. Il permet aux utilisateurs d'illustrer leur question grâce à une image ou un gif téléchargés depuis leur ordinateur. Cette image (ou gif) est affichée sur la vignette de la question (si la fonctionnalité Afficher les illustrations dans la liste des propositions d’un dépôt est activée dans Réglages > Fonctionnalités) et sur sa page.

Thèmes ou catégories

Il existe deux possibilités pour permettre aux utilisateurs de catégoriser leurs questions :

• utiliser les thèmes, qui, s’ils sont utilisés, se retrouvent à différents endroits de la plateforme (dans le formulaire de dépôt des questions, mais aussi dans les projets participatifs, les articles, les événements...). La liste des thèmes se définit dans le menu de l'administration Contenus > Thèmes.
• utiliser les catégories, qui sont propres à chaque formulaire de dépôt et donc à chaque projet. Chaque formulaire d'une étape de dépôt dispose ainsi de catégories différentes.

Dans un cas comme dans l'autre, la saisie pourra être rendu obligatoire et un texte d'aide pourra accompagner le champ. Pour les catégories, un bouton Ajouter vous permet de saisir les catégories que les utilisateurs pourront sélectionner.

Vous avez la possibilité d’associer une icône et une couleur à une catégorie. L’icône et la couleur seront visibles sur la page de la question, sa vignette, mais également sur son point de carte dans la vue Plan si vous activez cette vue dans le formulaire de dépôt. 

Exemple de points de carte dans la vue Plan

Exemples d’une icône et d’une couleur attribuées à une catégorie, affichées en tant qu’illustration sur la vignette et sur la page de la question

Vous pouvez également attribuer une image par défaut à une catégorie, à la place de l’icône et de la couleur, qui s’affichera dans la vignette et en haut de la page de la question lorsque l’utilisateur la validera, dans le cas où il n’ajouterait pas lui-même une illustration. L’icône et la couleur seront toujours visibles sur le point de carte sur le plan. 

Exemple d’une illustration par défaut sur la vignette et sur le haut de la page de la question pour la catégorie Sport

Pour cela, vous devez activer la fonctionnalité  Afficher les illustrations dans la liste des propositions d’un dépôt dans le menu Réglages >  Fonctionnalités.

Revenez ensuite dans votre formulaire de dépôt (Menu Projets participatifs > Formulaire (dépôt)) et sélectionnez une catégorie dans votre liste de catégories en cliquant sur Modifier. 

Choisissez une couleur et une icône parmi les deux listes proposées. Vous pouvez prévisualiser vos choix pour en voir l’effet sur la vignette et sur la page d’une question (image de gauche) et sur le point de carte sur le plan (image de droite). Une couleur et une icône ne peuvent être utilisées que pour une catégorie. 

Vous pouvez également importer une image en activant le bouton Illustration Personnalisée puis en cliquant sur Sélectionner. Les fichiers JPG, JPEG et PNG sont autorisés, et doivent avoir un poids de 8Mo maximum.

La liste de vos illustrations importées est ensuite affichée et vous pouvez en choisir une en cliquant dessus. 

Lorsque votre choix est fait, cliquez sur Valider.

Si vous ne choisissez pas d'icône et de couleur et si vous ne sélectionnez pas d’image par défaut pour une catégorie, une couleur sera automatiquement appliquée lors de la création de la catégorie (la couleur sera la première couleur disponible de la liste).

Pour les catégories créées avant l'activation de cette fonctionnalité, le point de la question sur la carte sera bleu et l’image sur la vignette et sur la page de la question sera de couleur bleue également (dans le cas où l’auteur de la question ne choisirait pas une illustration). 

Les champs thème et catégorie se présentent dans le formulaire sous forme de liste déroulante. Le choix des utilisateurs apparaît ensuite sur les vignettes des questions.

Lieu ou adresse

Ce champ est activé par défaut lorsque vous sélectionnez la vue Carte dans les modes d’affichage.

Zones géographiques

La zone géographique est un champ qui peut être obligatoire et dont l'objectif est de définir la zone géographique concernée par chacune des questions. Vous choisissez la liste des zones disponibles : ça peut être des quartiers, des départements, des pays etc., car c’est vous qui choisissez l’intitulé des zones proposées. 

Chaque zone peut être définie par des coordonnées au format GeoJSON afin d'afficher les zones sur la carte et de sélectionner automatiquement la zone en fonction de l'adresse saisie dans le champ Lieu ou adresse. Ainsi, les questions ne concernant pas les zones listées ne pourront pas être déposées. Pour cela, activez le bouton Limiter le dépôt des propositions aux zones géographiques.

Il est également possible de modifier la couleur de la délimitation des zones géographiques. Pour cela, activez le bouton Afficher sur la carte puis les boutons Bordure et Fond.

La zone géographique se présente dans le formulaire sous forme de liste déroulante. Le choix de l'utilisateur apparaît ensuite dans la vignette des questions.

Champs personnalisés

Vous pouvez ajouter à ce formulaire autant de champs supplémentaires que vous souhaitez. L'ajout de champs personnalisés reprend la forme de la création de sections et questions dans un questionnaire.

Accusé de réception

En bas du formulaire, il vous est demandé si vous souhaitez que le contributeur (l'utilisateur qui dépose une question) reçoive un accusé de réception par mail suite à la publication de sa question : 

Configurer les notifications

L’onglet Notifications vous permet de sélectionner les notifications que vous souhaitez recevoir par email (à l’adresse indiquée dans Réglages > Notifications). Vous pouvez demander à recevoir une notification lorsqu’une question est déposée, modifiée et/ou supprimée. Idem pour les commentaires. Vous pouvez demander à recevoir une notification lorsqu'une actualité est publiée, si vous avez activé le dépôt d'actualité par les auteurs de propositions. Cette fonctionnalité concerne principalement les appels à projets. 

Modifier les paramètres

L'onglet Paramètres vous permet de modifier le titre du formulaire et d'activer/désactiver les commentaires et la mise en relation ("Permettre de contacter l'auteur"). Le tri par coût n'est pas utilisé pour les projets Questions/Réponses. 

Permettre de contacter l'auteur

Cette fonctionnalité de mise en relation entre les utilisateurs, plus précisément entre l’auteur d’une question et un utilisateur, se traduit par un bouton Envoyer un message sous le nom de l’auteur sur la page de sa question.

Un utilisateur, même non inscrit sur la plateforme, peut envoyer un message à l’auteur. Cela ouvre une fenêtre d’envoi de message sécurisé. 

L’auteur reçoit donc le message ainsi que l’adresse mail de la personne qui le contacte s’il souhaite y répondre. De cette façon, on évite de mettre des coordonnées privées en public ! 

Vous pouvez connaître le nombre de messages envoyés au total : celui-ci s'affiche en effet à côté de la case d'activation de la fonctionnalité :

Pour voir le nombre de messages envoyés depuis chaque proposition, rendez-vous dans l'onglet Contributions de votre projet participatif (Projets participatifs > Tous les projets).

Le nombre de message reçus par les auteurs est indiqué sur chaque question et vous pouvez trier les questions par le plus ou le moins de messages reçus.

Une fois le formulaire configuré, vous pouvez ajouter votre formulaire à une étape de dépôt.