Rôle médiateur
Le rôle médiateur permet, lors d'une participation en présentiel, la saisie de votes des participants directement sur la plateforme grâce à un espace dédié dans l'administration.
Attention : actuellement, le rôle médiateur est compatible avec le vote minimum mais pas avec les autres modalités de vote (budget, seuil, classement). Si vous avez un nombre de votes maximum, le médiateur ne sera pas empêché d'ajouter plus de votes : veillez à bien le prévenir de cette modalité.
- Activation de la fonctionnalité
- Assignation des médiateurs
- L'interface du médiateur
- Affichage des votes et participants sur l'interface utilisateur
- Affichage des votes et participants dans le back office (vue administrateur)
Activation de la fonctionnalité
Pour activer la fonctionnalité "Médiateur", il vous suffit d'aller sur la page Réglages > Fonctionnalités > Applications et Outils > Médiateur.
Assignation des médiateurs
La fonctionnalité "Médiateur", une fois activée, affiche un onglet "Médiateur" dans les projets participatifs contenant une ou plusieurs étapes de sélection.
L'onglet médiateur permet d'ajouter des médiateurs, de consulter le nombre de participants saisis par les médiateurs et d'exporter toutes les données des votes/participants saisis.
Pour ajouter un médiateur, cliquez sur le bouton "Ajouter un médiateur".
Sélectionnez ensuite un ou plusieurs utilisateurs. Ceux-ci doivent avoir un compte avec un rôle utilisateur sur la plateforme. Le rôle médiateur n'est pas cumulable avec les rôles administrateur et membre d'organisation. Si besoin, vous pouvez inviter les médiateurs à se créer un compte utilisateur sur la plateforme avant de faire les assignations.
Une fois les médiateurs ajoutés, ils s'affichent dans la liste de l'onglet Médiateur.
Dans cette liste, vous pouvez voir le nom du médiateur, l'étape sur laquelle il est assigné, le nombre de participants saisis (l'affichage "3/6" par exemple indique que le médiateur a saisi 6 participants dont 3 ont validé leur participation — votes respectant la modalité de vote et conditions requises remplies), ainsi que l'email si les participants l'ont communiqué.
Attention, le bouton de suppression (corbeille) supprime également les participants saisis par le médiateur :
Un bouton "Exporter" en haut à droite vous permet d'exporter toutes les données récoltées :
Les colonnes de l'export affichent d'abord les informations relatives à la proposition votée, puis au vote en lui-même (une ligne par vote), dont l'information "Validation du vote" qui permet de voir si le vote a été pris en compte et que toutes les informations requises ont donc bien été remplies pour ce participant. Vous retrouvez ensuite toutes les informations relatives au votant si des conditions requises sont présentes dans votre étape de vote. Les deux dernières colonnes affichent l'ID et le nom du médiateur.
L'interface du médiateur
Un article dédié pour le médiateur est disponible ici
Le médiateur, lorsqu'il se connecte à son compte après avoir été assigné, aura une rubrique "Gestion des participants" en cliquant sur son nom d'utilisateur en haut à droite.
En cliquant dessus, le médiateur arrive sur une page dans l'administration dédiée à la saisie de participants.
Le lien d'aperçu en haut à droite ouvre l'étape du projet dans un autre onglet. Cela permet au médiateur de parcourir les propositions soumises au vote pour les montrer aux participants, mais cela n'est pas nécessaire à la saisie de la participation (notamment si le choix des propositions soumises au vote par les votants se fait à partir d'un catalogue papier). Seule l'interface dans l'administration permet de saisir des participants et leurs votes.
Sur l'interface utilisateur de l'étape du projet, un bouton "Nouveau participant" uniquement visible par le médiateur est un raccourci vers la saisie dans l'interface d'administration.
La saisie d'un nouveau participant affiche une fenêtre en plusieurs étapes.
La première étape consiste à sélectionner la ou les propositions sur lesquelles le participant souhaite voter. Si un vote minimum est en place, le vote ne sera pris en compte que si le nombre de propositions sélectionnées est égal ou supérieur au nombre de votes minimum.
Cependant, le médiateur peut commencer par saisir une proposition et revenir plus tard pour compléter la participation d'un utilisateur.
La recherche de propositions peut se faire via son titre ou son numéro de référence.
En cliquant sur "Suivant" en bas de la fenêtre, le médiateur accède à l'écran des conditions requises si elles sont activées sur l'étape de vote.
Le médiateur saisit ici les informations requises du participant. Tout comme pour la saisie des votes, il peut en saisir une partie et revenir compléter plus tard. Cependant, c'est uniquement si toutes les conditions requises sont remplies que le vote pourra être pris en compte.
Important : Si la condition requise "Numéro de téléphone" a été activée par l'administrateur, cette donnée est rendue facultative lors d'une saisie de vote par un médiateur car il s'agit d'une participation en présentiel.
La dernière étape est donc la saisie des informations facultatives du participant. Il y a systématiquement le champ "Adresse mail" et, comme indiqué ci-dessus, le champ "Numéro de téléphone" s'il existe en condition requise sur l'étape. Si ces informations ne sont pas communiquées, la participation sera quand même prise en compte.
Note : Dans le cas où un utilisateur n'a pas le temps de participer mais communique uniquement son adresse mail, le médiateur peut donc passer les 2 premiers écrans avec le bouton "Suivant" et ne saisir que le champ adresse mail à la fin. Dans ce cas précis, un email automatique sera envoyé à cette personne l'invitant à participer en ligne.
Le médiateur peut ensuite valider la saisie du participant et de sa contribution avec le bouton "Valider" en bas de la fenêtre.
Dans la liste que voit le médiateur, on retrouve le nom du participant ou "Participant anonyme" si les conditions requises Prénom / Nom n'ont pas été demandées.
La mention "Données manquantes" s'affiche s'il manque une condition requise et/ou si le vote minimum n'est pas atteint. La présence de l'adresse mail est mentionnée dans la colonne correspondante par une coche verte.
La modification d'une participation est possible à tout moment en cliquant sur l'icône "crayon". La suppression (icône corbeille) n'est possible que si l'adresse mail est absente et des données obligatoires manquantes.
Affichage des votes et participants sur l'interface utilisateur
Les votes pris en compte sont comptabilisés dans le compteur global sur l'interface utilisateur et dans les compteurs des propositions (si le scrutin secret n'est pas activé). Ils sont considérés comme des votes numériques, au même titre que les votes faits directement sur la plateforme par les votants.
Les participants saisis par les médiateurs sont également comptabilisés dans le compteur global des participants et dans les compteurs des propositions. Dans l'onglet Votes des propositions, ils sont affichés comme des votants anonymes (puisqu'ils n'ont pas de pseudonyme) :
Affichage des votes et participants dans le back office (vue administrateur)
En tant qu'administrateur, vous pouvez voir les votes et participants saisis par les médiateurs, dans l'onglet Médiateur (tel qu'expliqué au début de cet article), mais aussi dans les onglets Contributions et Participants du projet participatif.
Dans l'onglet Contributions, les votes sont comptabilisés sur chaque proposition, comme les votes faits directement sur la plateforme par les votants (n'oubliez pas d'utiliser le filtre Étapes).
Dans l'onglet Participants, les participants saisis par les médiateurs ont la mention "Participant accompagné". Si une adresse mail a été indiquée lors de la saisie, vous la retrouvez à cet endroit, à côté du nombre de votes faits.
Dans l'export Liste des contributions de l'étape de vote, les votes saisis par les médiateurs sont affichés comme les votes faits par les votants sur la plateforme (une ligne par vote), avec une différence : la colonne proposal_votes_author_username est vide pour les participants dont les votes ont été saisis par les médiateurs, ces participants n'ayant pas de pseudonyme.
Dans l'export Liste des participants de l'étape de vote, les participants saisis par les médiateurs (et dont les votes sont comptabilisés) sont affichés comme les autres participants. L'adresse mail et le numéro de téléphone (s'ils ont été indiqués) et les informations demandées en conditions requises sont présents dans cet export.