Boîte à idées // Créer un formulaire de dépôt de propositions

DANS CET ARTICLE

Qu'est-ce qu'un formulaire de dépôt de propositions ?

Créer une boîte à idées nécessite en premier lieu de créer un formulaire. Le formulaire correspond à la fenêtre qui se présente aux utilisateurs lorsqu'ils cliquent sur le bouton Déposer une proposition dans une étape de dépôt.

Si aucun champ n'y est ajouté, le formulaire contiendra automatiquement un champ titre que l’utilisateur devra remplir pour déposer sa proposition.

Une fois le formulaire complété et validé, l’idée (proposition) est déposée dans l'étape de dépôt correspondante avec toutes les informations saisies dans le formulaire :

Créer un formulaire

Ajouter ou éditer un formulaire

Dans l'administration, allez dans le menu Projets participatifs > Formulaire (dépôt).

Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau formulaire. 

Pour modifier un formulaire déjà existant, cliquez sur son titre.

Pour dupliquer un formulaire, cliquez sur Dupliquer dans la colonne Action. Cela créera une copie de votre formulaire. Si un questionnaire d’analyse est lié à ce formulaire, une copie du questionnaire sera également créée (dans Projets participatifs > Questionnaire).

Nom du formulaire

Donnez un nom à votre formulaire, il vous permettra de le retrouver lors de la création d'une étape de dépôt. Il ne sera pas visible par les utilisateurs.

Une fois le nom de votre formulaire saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. La liste des formulaires s'affiche à nouveau. Cliquez sur le nom du formulaire nouvellement créé : vous entrez sur la page d'édition du formulaire.

Objet déposé

Gardez " Proposition" (objet par défaut) pour votre boîte à idées.

Choisir les champs du formulaire

Texte d'introduction du formulaire

Le champ Introduction vous permet d'ajouter un texte d'introduction au formulaire de dépôt.

Ce texte se place en haut du formulaire. Il est donc visible par tous les utilisateurs ayant cliqué sur le bouton Déposer une proposition.

Champ permanent

Titre de la proposition

Le titre de la proposition est un champ obligatoire qui ne peut pas être enlevé du formulaire. Un texte d'aide peut l'accompagner.

Lorsqu'un utilisateur saisit le titre de sa proposition, le champ Titre présente la particularité de lui montrer jusqu'à 5 autres propositions qui contiennent également les mots saisis. Cela permet aux utilisateurs de savoir si la proposition qu’ils veulent déposer a déjà été publiée par d’autres participants, et donc d’éviter les doublons.

Champs optionnels

Vous pouvez activer tous les champs de votre choix dans cette section.

Description de la proposition

La description est un champ qui permet à l’utilisateur d'expliquer plus en profondeur sa proposition. 

Il contient un éditeur de texte permettant aux utilisateurs de mettre en forme leur description.

Résumé de la proposition

Le résumé de la proposition est un champ facultatif. Il est limité à 140 caractères, ce que nous recommandons d'indiquer dans le texte d'aide du champ.

Il permet d'afficher un court résumé sur les vignettes des propositions ainsi que dans la page de chaque proposition.

Si le champ résumé n'est pas rempli lors du dépôt d'une proposition, la vignette de la proposition contiendra les premiers 140 caractères de sa description. Le signe [...] indiquera que la description continue au-delà des 140 caractères.

Illustration de la proposition

Le champ illustration de la proposition est facultatif. Vous devez l’activer si vous voulez permettre aux utilisateurs d'illustrer leur proposition grâce à une image téléchargée depuis leur ordinateur. Cette image est affichée sur la vignette de la proposition (si la fonctionnalité Afficher les illustrations dans la liste des propositions d’un dépôt est activée dans Réglages > Fonctionnalités) et sur sa page.

Thèmes ou catégories

Il existe deux possibilités pour permettre aux utilisateurs de donner un thème à leurs propositions :

  • utiliser  les thèmes qui, s’ils sont utilisés, se retrouvent à différents endroits de la plateforme (dans le formulaire de dépôt des propositions, mais aussi dans les projets participatifs, les articles, les événements...). La liste des thèmes se définit dans le menu de l'administration Contenus > Thèmes. 
  • utiliser les catégories, qui sont propres à chaque formulaire de dépôt et donc à chaque projet. Chaque formulaire d'une étape de dépôt dispose ainsi de catégories différentes. 

Dans un cas comme dans l'autre, la saisie pourra être rendue obligatoire et un texte d'aide pourra accompagner le champ. Pour les catégories, un bouton Ajouter vous permet de saisir les catégories que les utilisateurs pourront sélectionner.

Vous avez la possibilité d’associer une icône et une couleur à une catégorie. L’icône et la couleur seront visibles sur la page de la proposition, sa vignette, mais également sur son point de carte dans la vue Plan si vous activez cette vue dans le formulaire de dépôt. 

Exemple d’une icône et d’une couleur attribuées à une catégorie, affichées en tant qu’illustration sur la vignette et sur la page de la proposition

Vous pouvez également attribuer une image par défaut à une catégorie, à la place de l’icône et de la couleur, qui s’affichera dans la vignette et en haut de la page de la proposition lorsque l’utilisateur la validera, dans le cas où il n’ajouterait pas lui-même une illustration. L’icône et la couleur seront toujours visibles sur le point de carte dans le plan. 

Exemple d’une illustration par défaut sur la vignette et sur le haut de la page de la proposition pour la catégorie Biodiversité & Nature en ville

Pour cela, vous devez activer la fonctionnalité Afficher les illustrations dans la liste des propositions d’un dépôt dans le menu Réglages >  Fonctionnalités.

Revenez ensuite dans votre formulaire de dépôt (Menu Projets participatifs > Formulaire (dépôt)) et sélectionnez une catégorie dans votre liste de catégories en cliquant sur Modifier

Choisissez une couleur et une icône parmi les deux listes proposées. Vous pouvez prévisualiser vos choix pour en voir l’effet sur la vignette et sur la page d’une proposition (image de gauche) et sur le point de carte sur le plan (image de droite). Une couleur et une icône ne peuvent être utilisées que pour une catégorie. 

Vous pouvez également importer une image en activant le bouton Illustration Personnalisée puis en cliquant sur Sélectionner. Les fichiers JPG, JPEG et PNG sont autorisés, et doivent avoir un poids de 8Mo maximum.

La liste de vos illustrations importées est ensuite affichée et vous pouvez en choisir une en cliquant dessus. 

Lorsque votre choix est fait, cliquez sur Valider.

Si vous ne choisissez pas d'icône et de couleur et si vous ne sélectionnez pas d’image par défaut pour une catégorie, une couleur sera automatiquement appliquée lors de la création de la catégorie (la couleur sera la première couleur disponible de la liste). 

Pour les catégories créées avant l'activation de cette fonctionnalité, le point de la proposition sur la carte sera bleu et l’image sur la vignette et sur la page de la proposition sera de couleur bleue également (dans le cas où l’auteur de la question ne choisirait pas une illustration). 

Les champs thème et catégorie se présentent dans le formulaire sous forme de liste déroulante. Le choix des utilisateurs apparaît ensuite sur les vignettes et sur les pages des propositions.

Lieu ou adresse

Ce champ est activé par défaut lorsque vous sélectionnez la vue Carte dans les modes d’affichage.

Zones géographiques

La zone géographique est un champ qui peut être obligatoire et dont l'objectif est de définir la zone géographique concernée par chacune des propositions. Vous choisissez la liste des zones disponibles. Ça peut être des quartiers, des départements, des pays, etc., car c’est vous qui choisissez l’intitulé des zones proposées. 

Chaque zone peut être définie par des coordonnées au format GeoJSON afin d'afficher les zones sur la carte et de sélectionner automatiquement la zone en fonction de l'adresse saisie dans le champ Lieu ou adresse. Ainsi, les propositions ne concernant pas les zones listées ne pourront pas être déposées. Pour cela, activez le bouton Limiter le dépôt des propositions aux zones géographiques.

Il est également possible de modifier la couleur de la délimitation des zones géographiques. Pour cela, activez le bouton Afficher sur la carte puis les boutons Bordure et Fond.

La zone géographique se présente dans le formulaire sous forme de liste déroulante. Le choix de l'utilisateur apparaît ensuite dans la vignette des propositions.

Mode d'affichage

Vous pouvez paramétrer le mode d'affichage des propositions déposées et vous pouvez choisir l'affichage par défaut. 

Les modes d'affichages disponibles sont : 

  • la vue Liste
  • la vue Grille
  • la vue Plan

Choisir les modes d'affichage

Pour choisir les modes d'affichage qui seront disponibles pour les utilisateurs, vous devez les activer dans la section Mode d'affichage dans votre formulaire de dépôt.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton pour activer ou désactiver un mode d'affichage. Si vous activez la vue carte, vous devrez renseigner la latitude et la longitude de votre commune et le niveau de zoom à appliquer sur la carte. Cela ajoutera un champ (obligatoire) Lieu ou adresse dans le formulaire, permettant aux utilisateurs de saisir l’adresse (ou la commune) concernée par leur proposition. L’adresse saisie sera reconnue et un point sera placé sur la carte.

Choisir le mode d'affichage par défaut dans les étapes

Vous pouvez choisir le mode d'affichage qui s'appliquera par défaut lorsque les utilisateurs se rendront sur votre boîte à idées. Ce choix se fait dans votre projet participatif ( Projets participatifs > Tous les projets). Allez à la section Étape, et entrez dans chaque étape (étapes de dépôt et de sélection). Dans la partie Mode d'affichage, vous retrouvez les vues que vous avez sélectionnées dans votre formulaire de dépôt. Vous pouvez choisir votre vue par défaut en cliquant sur le bouton.

Permettre de contacter l’auteur

Cette fonctionnalité de mise en relation entre les utilisateurs, plus précisément entre l’auteur d’une proposition et un utilisateur, se traduit par un bouton Envoyer un message sous le nom de l’auteur sur la page de sa proposition.

Un utilisateur, même non inscrit sur la plateforme, peut envoyer un message à l’auteur. Cela ouvre une fenêtre d’envoi de message sécurisé. 

L’auteur reçoit donc le message ainsi que l’adresse mail de la personne qui le contacte s’il souhaite y répondre. De cette façon, on évite de mettre des coordonnées privées en public ! 

Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de nous faire un mail à [email protected] une fois votre formulaire de dépôt créé (l'activation se fait par formulaire de dépôt, vous pouvez donc activer cette mise en relation sur certains projets participatifs et pas d'autres).

Champs personnalisés

Vous pouvez ajouter à ce formulaire autant de champs supplémentaires que vous souhaitez. L'ajout de champs personnalisés reprend la forme de la création de sections et questions dans un questionnaire.

Accusé de réception

En bas du formulaire, il vous est demandé si vous souhaitez que le contributeur (l'utilisateur qui dépose une proposition) reçoive un accusé de réception par mail suite à la publication de sa proposition : 

Si vous cochez la case, le contributeur recevra donc un accusé de réception semblable à celui-ci : 

Analyse

L’onglet Analyse permettait de relier un questionnaire d’analyse à l’ancien outil d’analyse. Celui-ci ne sera plus disponible le 01/06/2021. 

Nous vous recommandons de ne plus utiliser cet ancien outil. 

Analyse (nouveau)

Cet onglet permet de configurer le nouvel outil d’analyse, qui est utilisé dans le cadre de budgets participatifs et d’appels à projets. 

Configurer les notifications

L’onglet Notifications vous permet de sélectionner les notifications que vous souhaitez recevoir par email (à l’adresse indiquée dans Réglages > Notifications). Vous pouvez demander à recevoir une notification lorsqu’une proposition est déposée, modifiée et/ou supprimée. Idem pour les commentaires.

Modifier les paramètres

L'onglet Paramètres vous permet de modifier le titre du formulaire et d'activer/désactiver le tri par coût.

Le "tri par coût", s'il est activé, permet de trier les propositions par les plus coûteuses ou les moins coûteuses. Vous pouvez désactiver le tri par coût. Si vous gardez ce tri, vous pouvez indiquer le coût de chaque proposition dans Contributions > Propositions (dépôt), onglet Contenu dans la proposition. 

Tri par coût activé :

Tri par coût désactivé :


Une fois le formulaire configuré, vous pouvez ajouter votre formulaire à une étape de dépôt.

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