Boîte à idées // Ajouter une étape de dépôt

DANS CET ARTICLE

Qu'est-ce qu'une étape de dépôt ?

L'étape de dépôt est l'étape pendant laquelle les utilisateurs vont déposer des propositions grâce à un formulaire de dépôt qu'il leur faudra remplir. La majorité des boîtes à idées ne sont constituées que d'une étape de dépôt ouvert en continu. 

Cette étape s'ajoute dans votre boîte à idées que vous devez avoir créée au préalable (voir l'article  Créer une boîte à idées ). Vous devez également avoir créé un formulaire de dépôt des propositions (voir article Créer un formulaire de dépôt des propositions ).

Si vous souhaitez créer un projet participatif d'entraide pour permettre à vos utilisateurs de proposer/demander de l'aide et ainsi développer la solidarité depuis votre plateforme, alors vous devrez créer une étape de dépôt. Un bouton Envoyer un message pourra être affiché sur toutes les propositions déposées. Les utilisateurs peuvent ainsi se contacter sans partager publiquement leurs données personnelles. Voir l'article Créer un formulaire de dépôt .

Ajouter une étape de dépôt

Dans le menu de l'administration  Projets participatifs > Tous les projets , cliquez sur le titre de la boîte à idées à laquelle vous souhaitez ajouter une étape.

Accédez à la section Étapes , puis cliquez sur le bouton Ajouter et sélectionnez dans la liste Dépôt . Une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de configurer votre nouvelle étape.

Si vous souhaitez seulement modifier une étape de dépôt, cliquez sur le crayon sur la droite dans la liste des étapes.

Configurer une étape de dépôt

Titre de la page et libellé du menu

Le titre de la page s'affiche en haut de la page de votre étape. Le libellé du menu est un élément de navigation : il est le titre de l'étape dans le menu horizontal de votre boîte à idées. 

Le menu horizontal ne sera affiché qu'à partir de deux étapes. 

Dates de l'étape et participation en continu

Les dates sont affichées sous le titre de la page. L'étape s'ouvrira et se fermera automatiquement aux dates indiquées. Avant l'ouverture de l'étape et après sa fermeture, les participants ne pourraient plus ouvrir le formulaire de dépôt car le bouton Déposer une proposition sera inactif. Les porteurs de projets ne pourraient plus modifier leurs propositions après la fermeture de l'étape.

Le bouton Participation en continu permet de faire durer l'étape indéfiniment.

Activez ce bouton si l'étape de dépôt de votre boîte à idées n'a pas de date de fin et doit rester ouverte sur le long terme. 

Description de l'étape

Cet espace situé en haut de l'étape vous permet d'ajouter une description. L'éditeur de texte permet de mettre en forme le texte, d'ajouter des images et des vidéos et d'agencer le contenu comme vous le souhaitez.

Méta Description

Ajoutez un texte personnalisé destiné au partage sur les réseaux sociaux grâce au champ Méta description . Ce texte s'affiche également sur les résultats des moteurs de recherche. Cela permet de remplir la balise Open Graph correspondante.

Formulaire de dépôt des propositions

Dans le champ formulaire, sélectionnez le formulaire de dépôt des propositions que les utilisateurs trouveront en cliquant sur le bouton Déposer une proposition de votre étape de dépôt.

Le formulaire doit être créé au préalable dans le menu Projets participatifs > Formulaire. Voir l'article Créer un formulaire de dépôt .

Tri des propositions par défaut

Choisissez le tri par défaut appliqué aux propositions de l'étape de dépôt. Il est recommandé d'utiliser le tri aléatoire afin de permettre à toutes les propositions d'avoir la même chance d'être vues par les utilisateurs.

Le tri aléatoire fonctionne de la manière suivante : 

• si l’utilisateur est connecté, le tri se fait en fonction de son compte. Il voit donc donc toujours les mêmes propositions en étant connecté. L’ordre des propositions qui s’affichent est néanmoins bien différent de celui affiché pour un autre utilisateur. 
• si l’utilisateur n’est pas connecté, le tri se fait en fonction de son adresse IP. 

Visibilité

Le choix Restreint dans le champ Visibilité permet de garder “privées” les propositions déposées, c’est-à-dire que les propositions ne seront pas publiques : seuls les administrateurs et les auteurs des propositions pourront les voir dans l’étape de dépôt (l’auteur d’une proposition ne pourra voir que sa propre proposition et non celles des autres). Dans le cadre de votre boîte à idées, laissez par défaut Public. 

Vote

Il est possible d’activer le vote directement dans l’étape de dépôt de votre boîte idées. Ainsi, le dépôt des propositions et le vote sur ces mêmes propositions se feront dans la même étape.

Si vous voulez activer votre vote sur une autre étape, alors vous devrez ajouter une étape de sélection.

Lorsque le vote est activé, un bouton Voter pour permet à chaque utilisateur de soutenir ses propositions favorites.

• Lorsque vous activez le vote, différentes options vous sont présentées. Si vous ne sélectionnez aucune option, le vote qui s'appliquera sera un vote sans limite (l'utilisateur vote pour autant de propositions qu'il le souhaite, mais toujours 1 vote par proposition). Si vous comptez laisser votre boîte à idées ouverte sur le long terme, alors il peut être préférable de ne pas limiter le nombre de votes par utilisateur, pour laisser ceux-ci voter pour autant de propositions qu’ils le souhaitent.

Nous vous présentons néanmoins ci-dessous les différentes configurations possibles pour le vote. 

Vote avancé (min/max) : vous pouvez définir un nombre de votes minimum et/ou maximum(le vote minimum est une fonctionnalité en bêta, n'hésitez pas à nous contacter pour la tester !) : 

Le minimum et/ou maximum s'affichent dans la barre des votes de l'utilisateur sur votre étape de vote :  

Concernant le vote minimum, si l'utilisateur n'a pas atteint le minimum, cela lui est indiqué dans la fenêtre de vote au fur et à mesure qu'il vote pour des propositions. Le compteur global des votes et celui individuel sur les propositions n'affichent les votes que si le minimum est atteint. 

Pour savoir quels sont les votes comptabilisés à la fin de l'étape de vote, il vous suffit de regarder dans l'export des contributions de l'étape de vote, dans la colonne " proposal_votes_accounted" : 

Seuil de vote : lorsqu'un seuil est défini, chaque aperçu des propositions dispose d'une barre de progression se remplissant au grès des votes. Cette barre se retrouve sur la vignette et dans la page de présentation des propositions. Cette fonctionnalité est surtout utilisée pour des pétitions. 

Budget maximum : il s'agit de l'enveloppe dédiée au vote. Les utilisateurs peuvent donc voter pour des propositions dans la limite de cette enveloppe. Cela demande d'avoir estimé chaque proposition (voir l'article Editer une proposition d'une étape de dépôt et l’article sur l’Outil d’analyse). Le budget maximum et celui "dépensé" par l'utilisateur via ses votes s'affichent dans la barre des votes de l'utilisateur. 

Classement : permet à l'utilisateur d'ordonner ses votes par préférence. Cela permet d'attribuer un nombre de points plus élevé aux votes en position 1. 

Pour configurer le vote par classement, vous devez cocher la case Activer le classement par point (bêta) et indiquer un nombre de votes maximum. Il est nécessaire de déterminer un nombre de votes maximum car c’est ce nombre qui va définir l’échelle de points. Ainsi, si vous configurez 3 votes maximum, la proposition classée en première position par un votant obtiendra 3 points, celle classée en deuxième position 2 points et la dernière 1 point.  

Il n’est pas obligatoire d’indiquer un nombre de votes minimum pour configurer le vote par classement.  

Sur l’interface utilisateur, lorsque le votant clique sur Voter pour sur la vignette d’une proposition, la fenêtre de vote permettant de classer les propositions s’affiche. 

Le votant peut changer l’ordre des propositions en faisant un glissé-déposer. Ces modifications peuvent être faites jusqu’à la fin de l’étape de vote. Sur la gauche, l’utilisateur peut voir le nombre de points attribués à chaque proposition.  Le nombre de points apparaît sur les vignettes des propositions, à côté du nombre de votes. 

On peut également voir ce nombre de points sur la page de la proposition, sous l’encadré État d’avancement. 

Sur l’étape où le vote par classement est activé, les utilisateurs peuvent trier les propositions par celles qui ont le plus de points ou celles qui ont le moins de points.  

Dans l’export des contributions de l’étape où le vote par classement est activé, la colonne Proposal_Votes_TotalPointsCount vous indique le nombre total de points sur chaque proposition.  

La colonne Proposal_Votes_Ranking vous indique la position donnée à une proposition par le votant (1 pour la première position, 2 pour la deuxième etc.).  

À propos du vote : définit le texte affiché dans la page qui s'ouvre lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton Mes votes présent dans la barre des votes.

Scrutin secret

Lorsque le vote est activé, le nombre de votes est affiché par défaut à différents endroits : 

• sur le compteur global (nombre de votes au total) sur l'en-tête de la boite à idées
• sur chaque vignette (nombre de votes par proposition)
• dans la page de chaque proposition, dans l'onglet Votes (à côté de l'onglet Présentation).

La fonctionnalité  Scrutin secret vous permet de masquer le nombre de votes (et le nombre de points si vous avez activé le vote par classement) sur les vignettes et dans les pages des propositions (le compteur global des votes, affiché dans l’en-tête de la boite à idées, n’est par contre pas masqué lorsqu’on active le scrutin secret). Lorsque vous activez le scrutin secret, vous pouvez choisir à partir de quelle date seront affichés les votes sur les vignettes et dans les pages des propositions. La date est facultative. Si vous n'en mettez pas, le nombre de votes sur les propositions sera masqué jusqu'à ce que vous désactiviez le bouton. 

Statuts des propositions

Le statut d'une proposition est affiché en bas de sa vignette et dans l'état d'avancement de sa page de présentation. Il permet en un coup d’œil de connaître l'état d'une proposition. Une proposition peut avoir un statut différent par étape.

Le champ Statuts vous permet de déterminer le statut par défaut de l'étape de dépôt ainsi que les statuts qu'il sera possible d'appliquer aux propositions. 

Pour ajouter un statut, cliquez sur Ajouter puis remplissez le champ qui apparaît. Vous pouvez changer la couleur du statut à l’aide du cercle coloré sur la gauche. Validez en cliquant sur le bouton bleu sur la droite. Pour modifier un statut, cliquez sur le crayon. 

Si, toutefois, vous souhaitez ajouter un statut par défaut, qui sera alors le statut donné automatiquement aux nouvelles propositions publiées dans l’étape (Nouvelle proposition, par exemple), vous devez enregistrer votre étape, puis cliquer sur Enregistrer sur la page du projet participatif et rafraîchir votre page. Entrez à nouveau dans votre étape : vous verrez alors le champ Statut par défaut. Choisissez le statut qui s’appliquera automatiquement aux nouvelles propositions publiées.

Pour appliquer un statut à une proposition, vous devez l'éditer dans le menu Contributions > Propositions (dépôt). Si vous souhaitez appliquer un statut à un grand nombre de propositions, vous pouvez faire une action en masse via la page Projet (Projets participatifs > Tous les projets, onglet Contributions dans votre projet). Voir l’article Editer une proposition d'une étape de dépôt.

Conditions requises

Il est possible de demander des informations aux votants sous forme de conditions requises afin de s'assurer que les participants sont bien majeurs ou habitent dans la ville organisatrice de la boîte à idées par exemple. Il est également possible de demander le prénom et nom du votant ainsi que son numéro de téléphone si l'on souhaite procéder à une vérification des informations transmises à l'issue du vote. 

Pour les conditions requises Nom, Prénom, Numéro de téléphone, Adresse postale et Date de naissance, activez celles que vous souhaitez à l'aide du bouton. Pour ajouter une condition requise sous forme de case à cocher, il suffit de cliquer sur Ajouter et d'indiquer le libellé de l'information que l'on souhaite demander. Cliquez sur le bouton bleu sur la droite pour valider : 

Sur le site, au moment du vote, cela ressemble à ça :  

La condition requise Adresse postale reconnait l'adresse indiquée par l'utilisateur.  

Une fois que la personne a rempli les conditions, elle peut valider son vote. A partir de ce moment, elle n'aura plus besoin de les remplir de nouveau lors de ses prochains votes : 

Les conditions requises remplies par l'utilisateur sont présentes dans les paramètres du profil de l'utilisateur et dans l'export des utilisateurs (menu Utilisateurs > Tous les utilisateurs). 

Si vous demandez des conditions requises, vous devez informer les utilisateurs du traitement qui sera fait de leurs données personnelles. Le champ Raison de la collecte vous permet d’afficher ces explications sur la fenêtre de vote (bouton Mes votes côté interface utilisateur). 

Modes d’affichage

Choisissez le mode d'affichage par défaut qui s'appliquera lors du chargement de la page. Les modes d'affichage proposés lors de la configuration de l'étape sont ceux choisis lors de la création du formulaire de dépôt. 

Publication de l'étape

Assurez-vous que le bouton Publié est activé. Si l'étape n'est pas publiée, elle n'apparaîtra pas sur le site.

Permalien

Cliquez sur le permalien pour voir votre étape sur la plateforme.

Personnalisation

Le champ Code personnalisé vous permet d'insérer du code qui ne s'applique qu'à cette étape afin de modifier l'apparence de la page ou encore d'ajouter un script de suivi analytique dédié à cette étape. Les deux langages autorisés dans ce champ sont le CSS et le Javascript. 

Enregistrez votre étape

Une fois la configuration de l'étape terminée, cliquez sur le bouton bleu Enregistrer .

N'oubliez pas de cliquer également sur le bouton Enregistrer en bas de la page du projet participatif.