Configurer les notifications par email

Quelles sont les notifications automatiques envoyées par la plateforme ?

Notifications aux administrateurs

Il existe deux cas dans lesquels la plateforme envoie par email des notifications automatiques aux administrateurs:

• lorsqu'une contribution est signalée par un utilisateur ;
• si souhaité, lorsqu'une proposition ou un commentaire est déposé, modifié ou supprimé dans une étape de dépôt, de questionnaire ou de consultation.

Notifications aux utilisateurs (par défaut)

Un utilisateur reçoit par email une notification automatique de la plateforme dans les cas suivants :

• lors de son inscription afin de valider son adresse email ;
• s'il ne la valide pas, il reçoit une relance : un nouvel email l'informant que son compte n'est pas validé ;
• lors de la réinitialisation de son mot de passe ;
• lors de la modération d'une de ses contributions par un administrateur (à partir du menu de l'administration Contributions > Signalements) ;
• lorsque sa proposition change de statut.
• lorsque quelqu'un commente sa proposition (il peut désactiver cette notification dans Paramètres > Notifications).

Notifications aux utilisateurs (à paramétrer)

Vous devez paramétrer les notifications ci-dessous, envoyées à l'utilisateur dans les cas suivants :

• s'il est abonné à des propositions d'une étape de dépôt (un mail envoyé le lendemain du jour où il y a eu des nouveautés sur les propositions -- nouveaux votes, commentaires, déplacement dans une étape, etc.)
  • cette notification doit être activée en cochant la case "Activer l'abonnement aux propositions" dans les paramètres de votre projet participatif (voir l'article Créer un projet participatif) ;
• lorsqu'il répond à un questionnaire, si l'accusé de réception des réponses a été activé par un administrateur
  • cette notification doit être activée en cochant la case "Accuser réception de la participation par email" dans l'onglet Paramètres dans le formulaire du questionnaire (Projets participatifs > Formulaires des étapes, voir l'article Créer les questions d'un questionnaire) ;
• lorsqu'il dépose une proposition dans une étape de dépôt et si l'accusé de réception a été activé par un administrateur
  • cette notification doit être activée en cochant la case "Envoyer automatiquement un accusé de réception par email au contributeur" dans l'onglet Configuration (dans le bas de la page) dans le formulaire de dépôt (Projets participatifs > Formulaires des étapes, voir l'article Créer un formulaire de dépôt de propositions).

Comment configurer l'envoi et la réception des notifications ?

Dans le menu de l'administration Emailing > Paramètres, vous trouverez 3 paramètres à définir.

Email de réception des notifications

Ce champ vous permet de définir l'adresse à laquelle les notifications destinées aux administrateurs seront envoyées. 

Nom de l'expéditeur des notifications

Il permet de définir le nom de l'auteur des emails envoyés par la plateforme. C'est la première chose que verront les utilisateurs dans leur boite email.

Email d'expédition des notifications

Tout comme le nom de l'expéditeur des notifications, l'adresse email d'envoi des notifications sera vue par les utilisateurs dans leur boite email. 

L'outil de transaction des emails utilisé par la plateforme, Mandrill, n'est pas autorisé à envoyer des emails avec l'adresse saisie. En effet, dans certaines organisations, entreprises, administrations, etc., un blocage peut avoir été mis en place pour des raisons de sécurité. Dans ce cas, les services informatiques doivent intervenir en ajoutant une entrée DKIM ou SPF. 

Pour configurer l'email d'expédition, consultez cet article : Authentification de votre domaine d'envoi.