Outil d'emailing (bêta)
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DANS CET ARTICLE
L'outil d'emailing vous permet d'envoyer des emails directement depuis la plateforme. Cela peut vous servir à contacter les personnes n'ayant pas confirmé leur compte, à informer les participants des suites données à un projet participatif ou à contacter un groupe d'utilisateurs par exemple.
Créer des listes de diffusion
Trois listes de diffusion (c'est-à-dire listes d'utilisateurs que vous allez contacter) sont déjà disponibles sur votre plateforme : les listes des inscrits, des inscrits dont le compte est confirmé, des inscrits dont le compte n'est pas confirmé.
Ces listes prennent en compte le consentement donné par ces utilisateurs lors de leur inscription (case Je souhaite recevoir les actualités sur le formulaire d'inscription). Ainsi, les utilisateurs n'ayant pas coché cette case sont automatiquement exclus de ces listes de diffusion.
Si vous voulez envoyer un email à l'une de ces trois listes, allez directement à la partie Créer des campagnes.
Pour voir les listes de diffusion que vous avez créées, allez dans le menu Emailing > Listes de diffusion.
Pour chaque liste de diffusion, vous pouvez voir le titre de la liste, le titre du projet participatif à partir duquel vous avez choisi les contacts, et le nombre d'utilisateurs figurant dans la liste. Lorsque vous cliquez sur le titre de la liste de diffusion, vous pouvez voir les membres qui la composent et également le nombre de personnes exclues de la liste car n'ayant pas consenti à recevoir vos actualités lors de leur inscription.
Pour créer une nouvelle liste, vous devez vous rendre dans le menu Projets participatifs > Tous les projets et choisir le projet participatif qui sera l'objet de votre campagne.
Allez sur l'onglet Participants.
Vous trouverez dans le tableau la liste des participants au projet, toutes étapes confondues. Si vous souhaitez faire une communication à l'ensemble des participants, cochez la case en haut à gauche pour sélectionner tous les participants en une fois (case à côté de "6 participants" sur la capture d'écran ci-dessus).
Vous pouvez également sélectionner des participants individuellement (chaque case à la gauche du pseudo) si vous ne souhaitez pas ajouter tous les participants à votre liste de diffusion.
Seuls les participants ayant consentis à être recontacté seront ajoutés à votre liste de diffusion même si vous les sélectionnez tous (vous n'avez pas besoin de faire le tri manuellement, il se fait automatiquement). Vous pouvez voir les personnes ayant consentis grâce à la petite enveloppe à droite de leur nom dans la liste.
Vous pouvez filtrer par étape pour n'avoir que les participants d'une étape en particulier ou utiliser les tris. Si vous avez activé les statuts lors de l'inscription, vous pourrez également filtrer par statut.
Lorsque vous sélectionnez des utilisateurs, un bouton Envoyer un email s'affiche sur la droite.
Choisissez le titre de la liste. Celui-ci ne figurera pas dans les emails envoyés aux participants. Ce titre vous aidera à retrouver votre liste dans le tableau des listes de diffusion.
Si vous cliquez sur Enregistrer, votre liste sera enregistrée et vous resterez sur l'onglet Participants de la page du projet participatif. Si vous cliquez sur Continuer, vous serez redirigé vers le menu Emailing > Liste des campagnes, dans la page de création d'une nouvelle campagne.
Créer des campagnes et envoyer des emails
Allez dans le menu Emailing > Liste des campagnes.
Vous trouvez dans ce tableau la liste des campagnes créées. Vous pouvez utiliser les filtres pour ne voir que les campagnes envoyées, les campagnes planifiées ou les brouillons.
Pour chaque campagne, vous voyez dans le tableau son titre, la liste de diffusion (ou le groupe) liée, et le statut Envoyé (avec la date et l'heure de l'envoi), Planifié (également avec la date et l'heure planifiées) ou Brouillon.
Cliquez sur Créer un email pour créer une nouvelle campagne ou cliquez sur le titre d'une campagne que vous avez déjà créée pour voir les paramétrages ou les modifier.
Paramètres
Cliquez sur le titre pour le modifier. Ce titre n'est pas affiché dans le mail envoyé. Il vous permet de retrouver votre campagne parmi les campagnes créées.
L' adresse de l'expéditeur est celle que vous avez indiquée dans Réglages > Notifications > Adresse électronique expéditrice des notifications ou dans la page Emailing > Paramètres (vous pouvez choisir votre propre adresse d'expédition en authentifiant votre nom de domaine). Vous ne pouvez pas la modifier dans l'outil d'Emailing. Modifier l'adresse expéditrice dans le menu Réglages > Notifications nécessite une manipulation technique. Si vous souhaitez changer votre adresse, contactez l'assistance.
De même, le nom de l'expéditeur, qui sera affiché sur le mail reçu par l'utilisateur, est celui renseigné dans Réglages > Notifications > Nom de l'expéditeur des notifications (ou dans Emailing > Paramètres > Email d'expédition).
Cliquez sur Sélectionner une liste de diffusion, une liste de participants à un projet (sans compte inclus) ou un groupe pour choisir votre liste de destinataires. Vous y trouverez (dans cet ordre) les listes pré-créées (Inscrits, Inscrits confirmés et Inscrits non confirmés) ; les listes que vous avez ajoutées dans Emailing > Listes de diffusion ; la liste des participants à tous vos projets (si des utilisateurs sans compte ont participé dans un questionnaire ou un débat et qu'ils ont accepté d'être recontacté, ils seront automatiquement ajoutés à la liste des participants de vos différents projets), les groupes que vous avez créés dans Utilisateurs > Groupes (voir l'article sur la création des groupes en cliquant ici).
Après avoir sélectionné une liste de diffusion, une liste de participants à un projet ou un groupe, vous verrez sur cette page, sous la liste choisie, le nombre de membres la composant, le projet participatif à partir duquel vous avez créé la liste de diffusion (si vous avez sélectionné une liste de diffusion créée d'après la liste de participants d'un projet) et le bouton Consulter les membres, qui vous permet de voir les adresses email des utilisateurs que vous vous apprêtez à contacter.
Le message ci-dessus, affiché dans le bas de l'onglet Paramètres, vous explique comment créer une liste de diffusion composée de participants à un projet participatif. Le lien " Liste des projets" vous redirige vers le menu Projets participatifs > Tous les projets.
Contenu
Allez ensuite sur l'onglet Contenu.
Remplissez les champs Objet de l'email et Contenu de l'email. Ce texte sera visible dans le mail, comme dans un mail classique.
Cliquez sur Sur navigateur pour avoir un aperçu de votre mail. Cet aperçu s'affiche sous le champ Contenu de l'email.
Pour visualiser le message sur votre boîte mail, cliquez sur Par email.
Indiquez votre adresse email puis cliquez sur Envoyer un test. Vous pourrez ainsi consulter le test directement sur votre boîte mail.
Envoi
C'est dans l'onglet Envoi que vous allez choisir à quel moment envoyer votre campagne. Vous pouvez l'envoyer tout de suite ou planifier l'envoi.
Pour planifier l'envoi, sélectionnez la date et l'heure dans l'encadré qui s'affiche :
Cliquez ensuite sur Vérifier et envoyer pour enregistrer la date et l'heure et ainsi planifier l'envoi de votre campagne.
Si vous faites un envoi immédiat, cliquez sur Envoyer maintenant puis sur Vérifier et envoyer.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la vérification concerne les paramètres et le contenu.
Si vous n'avez pas sélectionné une liste de diffusion ou un groupe et/ou si vous n'avez pas rempli les champs Objet de l'email et Contenu de l'email, cela vous sera indiqué sous le bouton Vérifier et envoyer. Sur l'exemple ci-dessus, Listes de diffusion, Objet de l'email et Contenu de l'email sont des liens : en cliquant dessus, vous êtes redirigé vers l'onglet concerné pour effectuer les modifications.
Lorsque tout est prêt, cliquez à nouveau sur Vérifier et envoyer. Si l'envoi est immédiat, la campagne sera envoyée. Si l'envoi est planifié, l'envoi se fera à la date et à l'heure demandées.
Les campagnes seront ainsi affichées dans la liste des campagnes :
Voici un exemple de mail envoyé depuis l'outil d'emailing :
Sur ce mail, nous retrouvons l'objet du mail ("Consultez les résultats du questionnaire sur le recyclage !") ; le nom de l'expéditeur ("Équipe technique de démo Cap Collectif" dans notre exemple) et le contenu de l'email ("Bonjour...").
Nous voyons également la phrase " Vous recevez cet email parce que vous êtes inscrit.e sur [nom de votre plateforme]". Cette phrase est ajoutée automatiquement sous le contenu de tous les mails envoyés depuis l'outil d'emailing. Elle reprend le nom de votre plateforme indiqué dans le menu Réglages > Général > Titre de la plateforme).