Permettre aux utilisateurs de proposer des événements
La plateforme vous permet de créer des événements apparaissant dans un agenda. Vous avez également la possibilité de laisser vos utilisateurs proposer leurs propres événements, que vous pouvez accepter ou refuser.
Activer la fonctionnalité
Allez dans le menu Pages > Évènements, puis cliquez sur Activer à la droite de Permettre aux utilisateurs de proposer des évènements.
Accès à la fonctionnalité par les utilisateurs
Lorsque vous activez cette fonctionnalité, un bouton Proposer un événement apparaît sur la plateforme, sur la page Évènements (en haut à droite de la page). Si vous êtes connecté avec votre compte administrateur, ce bouton vous redirige vers le back office.
Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton, un formulaire s'affiche.
Ce formulaire présente les mêmes champs que ceux que vous voyez dans le back office lorsque vous créez un évènement en tant qu'administrateur. Les champs obligatoires sont les mêmes que ceux du back office (Titre, Description, Date et heure de début). L'utilisateur a également la possibilité de lier son évènement à un ou plusieurs thèmes et projets participatifs.
L'utilisateur doit cocher la mention légale sur les données personnelles pour pouvoir soumettre son formulaire.
Lorsque l'utilisateur soumet sa proposition d'évènement, il est redirigé vers la page de cet évènement (visible uniquement par lui, et non par les autres utilisateurs tant que l'événement n'est pas accepté/publié par un administrateur).
En tant qu'administrateur, vous recevez une notification par email quand une proposition d'évènement est soumise par un utilisateur.
L'utilisateur peut modifier sa proposition d'évènement tant que vous ne l'avez pas acceptée (vous en êtes notifié).
Il peut également voir sa proposition d'évènement sur la page des Évènements (visible uniquement par lui et non par les autres utilisateurs).
Examiner les propositions d'évènements
En tant qu'administrateur, vous pouvez voir les propositions d'évènements à examiner depuis la plateforme :
Lorsque vous cliquez sur Examiner les évènements, vous êtes redirigés vers le back office, dans la liste des évènements (menu Contenus > Évènements).
Vous pouvez utiliser les filtres pour retrouver des propositions d'évènements en particulier. Le statut vous permet de voir rapidement quelles sont les propositions d'évènements en attente.
Cliquez sur le titre de la proposition d'évènement que vous souhaitez examiner.
Vous retrouvez les champs remplis par l'utilisateur. Les champs Titre, Auteur, Lieu ou adresse, Description et Dates ne peuvent pas être modifiés.
Sous le champ Illustration, la section Emplacement vous permet de voir si l'utilisateur souhaite lier son évènement à un ou des thèmes et projets participatifs. Vous pouvez supprimer ses choix et/ou en ajouter d'autres.
Dans la section Options, vous pouvez cocher ou décocher l'autorisation des inscriptions ainsi que le transfert du nom et des coordonnées des inscrits à l'organisateur de l'évènement. Ce transfert permet à l'utilisateur auteur de l'évènement de connaitre les noms et coordonnées des inscrits et ainsi de communiquer sur l'évènement. Le Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) impose d'obtenir le consentement des utilisateurs pour accéder à leurs données. Ainsi, si vous cochez cette case Transfert, l'utilisateur qui s'inscrit à l'évènement devra consentir au transfert de son nom et de ses coordonnées (adresse email) à l'utilisateur-auteur de l'évènement :
Vous pouvez également autoriser ou non les commentaires sur l'évènement.
Enfin, vous pouvez approuver ou refuser l'évènement.
Évènement approuvé
Si vous approuvez la proposition d'évènement, l'utilisateur recevra une notification automatique par email. Il verra la mention Approuvé sur la page de l'évènement et celui-ci sera visible de tous les utilisateurs de la plateforme. Si les inscriptions à l'évènement ont été activées, un encadré s'affichera sur la droite. Pour s'inscrire, les utilisateurs devront accepter le transfert de leur nom et de leurs coordonnées à l'organisateur de l'évènement. L'utilisateur auteur de l'évènement a toujours la possibilité de supprimer son évènement après votre accord, mais il ne peut plus le modifier. Si l'utilisateurs supprime son événement, vous recevez une notification automatique par email. Les utilisateurs inscrits à cet événement reçoivent également une notification.
L'évènement s'ajoute à la liste des évènements de la plateforme.
Le nom de l'auteur de chaque évènement s'affiche sous le titre.
Si les inscriptions sont activées et si vous avez autorisé le transfert des noms et coordonnées des inscrits à l'utilisateur-auteur de l'évènement, alors ce-dernier pourra exporter ces informations grâce à un bouton Exporter sur la page de l'évènement. Il téléchargera alors un fichier au format CSV, où il y aura le nom/pseudo des inscrits et leur adresse email.
Évènement refusé
Si vous refusez la proposition d'évènement, vous devez indiquer le motif et la raison de votre refus.
Dans le champ Détails, vous pouvez expliciter votre refus. Ces indications permettent à l'utilisateur de modifier sa proposition d'évènement en suivant vos conseils pour que son évènement soit accepté et publié.
Lorsque vous refusez sa proposition d'évènement, l'utilisateur reçoit une notification automatique par email. Sur la plateforme, il voit une mention Refusé s'afficher sur la page de sa proposition d'évènement. Celle-ci n'est toujours pas visible par les autres utilisateurs.
Le motif de modération et vos explications apparaissent sur le haut de la page de l'évènement. Le texte que vous avez ajouté dans le champ Détails est affiché sur fond jaune. Après votre refus, l'utilisateur a toujours la possibilité de modifier sa proposition d'évènement (pour préciser des éléments manquants par exemple). Il peut également la supprimer. Vous recevez une notification automatique par email si l'utilisateur modifie ou supprime sa proposition d'évènement.
Sa proposition d'évènement refusée s'affiche pour l'utilisateur auteur sur la liste des évènements (elle n'est pas visible par les autres utilisateurs).
