Code d'identification unique
La fonctionnalité Code d’identification unique vous permet de sécuriser la participation à un projet, pour vous assurer que seuls les habitants de votre commune (par exemple) puissent participer. Vous pouvez générer une liste de codes sur la plateforme et ensuite les envoyer à votre public cible par voie postale. Sur le projet, le code d’identification unique sera demandé sous forme d'information requise et sera obligatoire pour pouvoir participer. Ainsi, seules les personnes ayant le code pourront prendre part au projet.
Générer la liste de codes
Allez dans le menu Réglages > Participation sécurisée.
Cliquez sur Créer une liste.
C’est sur cette fenêtre que vous allez créer votre liste de personnes pour générer les codes. Votre liste ne doit pas nécessairement comporter que des utilisateurs inscrits : vous pouvez y mettre des personnes n’ayant pas encore créé de compte sur la plateforme. Elles devront cependant créer leur compte avant de participer.
Cliquez sur Modèle de fichier CSV vierge pour télécharger notre modèle de fichier à compléter puis ouvrez-le sur votre logiciel de tableur.
Le fichier comprend 9 colonnes.
- Title : titre (Monsieur/Madame par exemple)
- Firstname : prénom
- Lastname : nom de famille
- Adress 1 : adresse
- Adress 2 : complément d’adresse
- Adress 3 : complément d’adresse
- ZipCode : code postal
- City : ville
- Country : pays
Tous les champs sont obligatoires, sauf Adress 2 et Adress 3.
Nous vous recommandons de ne pas remplir plus de 10 000 lignes.
Après avoir rempli le fichier, téléchargez-le au format CSV (séparateur point-virgule).
Sur la plateforme, choisissez le nom de votre liste puis importez votre fichier.
Un message vous indique combien de codes vont être générés.
Vous êtes prévenus s’il y a des erreurs dans votre fichier et si des lignes ne sont pas prises en compte.
Cliquez sur Générer les codes puis sur Télécharger.
Votre liste est maintenant affichée dans un tableau, avec le nom de la liste, le nombre de participants (personnes figurant dans votre fichier) et le nombre de codes utilisés. Grâce à cette dernière information, vous pouvez voir le nombre de personnes ayant participé à votre projet en renseignant le code d'identification unique.
Ouvrez votre fichier téléchargé. Vous y retrouvez les informations du fichier que vous avez importé (titre, prénom, nom, adresse, compléments d'adresse, code postal, ville, pays) et un code unique par personne, généré par la plateforme.
Si vous souhaitez télécharger une nouvelle fois le fichier, vous pouvez le faire en pointant votre curseur sur la droite du tableau et en cliquant sur le bouton de téléchargement.
Vous pouvez maintenant envoyer les codes aux personnes. L’envoi ne se fait pas par la plateforme : vous devez le faire par voie postale.
Si vous souhaitez supprimer une liste, un message d'avertissement vous prévient que les codes non utilisés (c'est-à-dire non insérés par les utilisateurs dans les informations requises) seront supprimés et ne pourront plus être insérés. La plateforme vous donne la liste des projets participatifs sur lesquels vous avez activé l'information requise Code d'identification. Vous devez cocher la case pour confirmer et pouvoir supprimer votre liste.
Activer l'information requise Code d’identification unique dans le projet
Maintenant que votre liste est générée, vous pouvez passer à l’étape suivante : activer l'information requise dans votre projet participatif.
Pour cela, allez dans Projets participatifs > Tous les projets, ouvrez votre projet participatif, puis, dans l’onglet Configuration, ouvrez l’étape dans laquelle vous souhaitez ajouter l'information requise. L'information requise Code d’identification unique peut être ajoutée dans les étapes de questionnaire, de dépôt (uniquement si le vote est activé), de vote et de consultation.
Si vous essayez d'activer l'information requise avant d'avoir généré des codes, un message vous invite à créer vos codes d'identification au préalable. Le lien vous redirige vers la page Réglages > Participation sécurisée.
Sur l’interface utilisateur, l’utilisateur voit l'information requise lorsqu'il doit valider sa participation.
C’est dans ce champ que l’utilisateur insère le code d’identification unique que vous lui avez envoyé. S’il insère un code qui n’est pas reconnu, un message d’erreur est affiché. De même s’il insère un code qui a déjà été utilisé.
Après avoir inséré son code, l’utilisateur n’a plus qu’à cliquer sur Continuer pour valider sa participation ou remplir d'autres informations requises s'il y en a.
Si vous activer l'information requise Code d'identification unique sur plusieurs projets participatifs, vous devez créer une liste de codes par projet.